Aufgaben delegieren Beispiele: So meistern Sie Ihre 5 Rollen als Führungskraft

Effektives Delegieren spart Zeit und fördert die Motivation. Hier finden Sie praxisnahe Beispiele aus den 5 Rollen einer idealen Führungskraft, eine 6W-Checkliste und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Warum Aufgaben delegieren?

Führungskräfte verbringen bis zu 80 % ihrer Zeit mit operativen Details. Richtiges Delegieren schafft Freiräume für Strategie und Teamführung.

Die 5 Rollen einer Führungskraft & typische Delegations-Beispiele

Rolle 1: Kommunikator – Team-Meetings moderieren

Beispiel: Die Meeting-Vorbereitung mit Agenda und Zeitrahmen an den Projektassistenten übergeben. So stellt der Kommunikator sicher, dass alle Unterlagen bereitliegen, und kann sich selbst auf die Moderation konzentrieren.

Rolle 2: Manager – Budget-Reporting delegieren

Beispiel: Quartalszahlen-Report an das Controlling-Team abgeben. Mit klaren Vorgaben (Kennzahlen, Format, Deadline) und Zwischenterminen („Entwurf in zwei Wochen“).

Rolle 3: Team-Leader – Projektaufgaben an Mitarbeitende verteilen

Beispiel: Feature-Entwicklung in Teilaufgaben zerlegen und an Entwickler-Teams delegieren. Jede Teilaufgabe erhält ein definiertes Akzeptanzkriterium (z. B. Code-Review, Unit-Tests).

Rolle 4: Psychologe – individuelle One-on-One-Aufgaben

Beispiel: Einem ambitionierten Mitarbeiter eigenverantwortlich die Recherche zu Trend-Analysen übertragen. Motivation steigt durch Vertrauen und persönliche Betreuung.

Rolle 5: Problemlöser – Konfliktbewältigung im Team

Beispiel: Einen erfahrenen Team-Coach mit der Moderation eines Konfliktworkshops betrauen. Die Führungskraft definiert Ziel (Klärung, Verhaltens-Regeln) und behält nur die Eskalationsbefugnis.

Erfolgsfaktor 6W-Fragen: Delegationsauftrag präzise formulieren

• Was? Aufgabe genau benennen
• Wer? Richtige Person ermitteln
• Warum? Ziel & Motivation erläutern
• Wie? Vorgehensweise & Befugnisse klären
• Womit? Tools, Vorlagen, Budget bereitstellen
• Wann? Deadlines & Meilensteine definieren

Checkliste: Smart delegieren in 5 Schritten

1. Vorbereitung: Stärken & Kapazitäten ermitteln
2. Auftrag formulieren: klar, messbar, terminiert
3. Briefing: Erwartungen & Rahmenbedingungen kommunizieren
4. Begleitung: Zwischengespräche & Support anbieten
5. Abnahme: Ergebnis prüfen, Feedback geben, würdigen

Fazit

Mit konkreten Beispielen und dem 6W-Rahmen übertragen Sie Aufgaben schneller, vermeiden Missverständnisse und entlasten sich selbst. Ihre Teams werden motivierter, und Sie gewinnen Zeit für Ihre Führungsaufgaben.